Кадровый учёт является неотъемлемой частью бизнеса, как и бухгалтерский или налоговый. Мы уже писали об необходимости ведения кадрового учёта для ИП и юридических лиц, но в данной статье хотим разобрать некоторые аспекты.

1. Учет личных дел сотрудников

С момента приёме на работу нового сотрудника, ИП либо сотрудник ответственный по ведению кадрового учёта юридического лица обязан завести личное дело сотрудника, к котором будут находится все необходимые документа.

Далее разберём, какие данные и документы, копии документов, должны быть в личном деле сотрудника при приёме:

• паспорта или иного документа удостоверения личности;
• документа об окончании учебного заведения;
• страхового свидетельства государственного пенсионного

страхования;

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• приказа о приеме на работу;
• трудового договора.

Помимо этого, в личном деле хранится трудовая книжка сотрудника и военный билет.

Далее, на основании приказов и актов, в личное дело сотрудника вносится изменения, относительно трудовой деятельности:

• переводы,
• отпуска,
• аттестации,
• профессиональный рост и т.п.

Одним из основных документов, которые необходимо формировать и вести — Личные карточки сотрудников формы Т-2. В данном документе содержатся ряд разделов, в которые вносятся данные о сотруднике.

Раздел II содержит данные — «Сведения о воинском учете», который заполняется на основании военного билета либо удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Ответственный за воинский учет в организации:

1. Передает в военкоматы сведения о приеме или увольнении

граждан, подлежащих воинскому учету, в двухнедельный срок

с момента приема/увольнения.

2. Сверяет не реже раза в год сведения о воинском учете,

содержащиеся в личных карточках, со сведениями,

содержащимися в документах воинского учета соответствующих

военных комиссариатов.

3. Предоставляют прочую отчетность в военкоматы.

Весь данный пакет документов – личное дело сотрудника, хранится в архиве 50 лет, согласно ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

• Учет движения персонала

Любое движение персонала в рамках ИП/юр. лица должен быть подкреплен документов – приказом. Есть 5 основных типов приказов для учета движения персонала:

• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на другую должность;
• приказ об увольнении;
• приказ о приеме на работу по совместительству;
• приказ о совмещении (профессий/должностей).

В случае необходимости замещения временно отсутствующего работника возможно как с отрывом от работы, так и без отрыва от работы.

В первом случае требуется оформление приказа о временном переводе, а во втором случае, возможно оформить приказ о совмещении.

Все приказы необходимо регистрировать в журнале учета приказов. Система учета движения персонала должна быть максимально четкой и систематизированной, а это значит, что нумерация документов должна быть сквозной и единой для учетной программы и бумажных экземпляров.

• Прием на работу

При приёме сотрудника, отдел кадров (либо ответственный сотрудник) должен оформить ряд документов, а именно:

• Заявление о приеме на работу (подписывает сотрудник собственноручно);
• Ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью (под роспись);
• Трудовой договор в двух экземплярах: один для работника, другой для работодателя;
• Согласно трудовому договору, подготовить приказ о приеме на работу и ознакомить с ним сотрудника (под подпись).
• Внести сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. Трудовая книжка хранится у работодателя (по основному месту работы) до момента увольнения сотрудника. С 2020 года допускается ведение электронных трудовых книжек.

• Штатное расписание

Штатное расписание — это кадровый документ, в котором указывается информация и содержится следующая:

• Наименования структурных подразделений.
• Наименования должностей, специальностей, профессий.
• формирует структуру,
• состав штата и численность персонала,
• перечень наименований должностей,
• профессий с указанием квалификаций и окладов,
• возможных надбавок для каждой из должностей.

Организация самостоятельно составляет штатное расписание, но с учетом обязательных реквизитов, указанных в ст. 9 ч. 2 Федерального закона № 402-ФЗ.

Есть различие между должностью и профессией. Должности предусмотрены для сотрудников, занимающихся в первую очередь умственным трудом. Это руководители, специалисты и другие служащие согласно классификации ОКПДТР.

Профессии предусмотрены для сотрудников, занимающихся преимущественно физическим трудом. Это рабочие согласно классификатору ОКПДТР.

Если должность или профессия связана с вредными условиями труда и льготами, название штатной единицы должно соответствовать нормативным актам, классификаторам.

В остальных случаях работодатель может утвердить свое наименование.

• Количество штатных единиц.
• Размер окладов и (или) тарифных ставок.
• Наличие и размеры надбавок.

Изменения в штатное расписание вносятся в ряде случаем, таких как смена количества ставок по штатным единицам, включение новых подразделений и штатных единиц в состав организации или, наоборот, их исключении, переименование подразделений и должностей, изменении окладов и надбавок. Для изменения, организация должна составить:

• приказом об изменении штатного расписания;
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

• Учет отпусков

Все сотрудники имеют право на отпуск, который бывает нескольких видов, которые указанные в главе 19 Трудового кодекса РФ указаны основные виды отпусков:

1. Основной оплачиваемый отпуск.

Данный тип отпуска предоставляется ежегодно. Продолжительность его не менее 28 календарных дней, с сохранением места работы и среднего заработка.

• Дополнительные оплачиваемые отпуска. Предоставляется работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда; с ненормированным рабочим днем; другие категории работников в соответствии с законодательством РФ. Продолжительность отпусков рассчитывается в календарных днях.
• Отпуск без сохранения зарплаты. Предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причина.
• Отпуск по беременности и родам. Предоставляется по заявлению женщины на основании выданного листка нетрудоспособности, длится 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов.
• Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Предоставляется по заявлению женщины, другого родственника или опекуна ребенка.

Для определения очередности предоставления оплачиваемых отпусков, необходимо составить график отпусков. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Работодатель обязан зафиксировать отпуск в табеле учета рабочего времени. Приказ на любой из видов отпуска, в том числе приказ на перенос отпуска.

Всё выше сказанное, демонстрирует важность кадрового учёта у ИП/юридического лица. Но самое важно, что контролирующие органы при проводимых проверках или запросах, всегда требуют предоставлять любой кадровой документации!